“CÁNH TAY TRÁI” CẦN GÌ?
Đã qua thời kỳ người thư ký hành chính chỉ cần biết đọc, biết viết và biết tính toán. Ngày nay, những người làm công việc này cần nhiều kỹ năng hơn, đảm nhiệm những công việc phức tạp hơn.
Trên thực tế, phạm vi công việc của người thư ký hành chính bao quát rộng rãi, từ kế toán - tài chính cho tới nhân sự và cả tổng hợp - quản trị. Đồng thời, họ còn là người giao dịch trực tiếp với các khách hàng, ngân hàng, bảo hiểm,...
Họ cũng là người phân phối thông tin và truyền đạt công việc từ cấp trên đến các bộ phận trong tổ chức. Do đó, ngoài năng lực tạo dựng quan hệ nội bộ, phối hợp tốt với cấp trên và cấp dưới, họ còn phải tạo dựng được mối quan hệ tốt với khách hàng, đối tác. Bên cạnh những yêu cầu đặc biệt về phẩm chất cá nhân như: khả năng giao tiếp, đàm phán, sự trung thực; người thư ký hành chính còn phải có những kỹ năng làm việc phục vụ thiết yếu cho công việc như: kỹ năng quản lý thời gian (lập chương trình nghị sự, chuẩn bị lịch trình công tác…); kỹ năng tổ chức công việc;…
Tại Việt Nam, các kỹ năng rất quan trọng này, có vai trò quyết định đến sự thành công của nhân viên, cũng như góp phần vào sự thành công của sếp, của công ty lại hầu như không được hướng dẫn và đào tạo. Hầu hết các bạn sinh viên và nhân viên mới đi làm đều không được đào tạo các kỹ năng này và mất khá nhiều thời gian mới bắt kịp được yêu cầu của công việc. Khi trao đổi với các nhà quản lý, giám đốc, tôi thấy đây là sự thiệt thòi và lãng phí lớn với cả các bạn nhân viên và cả công ty tuyển dụng. Cánh tay phải của sếp là phó giám đốc, là trưởng phòng kinh doanh và các chức danh quản lý hỗ trợ khác… còn những nhân viên văn phòng và trợ lý, thư ký lại là những cánh tay trái, góp phần làm nên thành công của công ty, tổ chức.
Trước thực tế đó, Alpha Books biên soạn cuốn sách Cánh tay trái của sếp nhằm cung cấp cho những người làm việc trong lĩnh vực này những kiến thức cơ bản nhất, từ việc sử dụng điện thoại cho đến các máy móc hiện đại khác trong văn phòng; từ các bước chuẩn bị cho những chuyến công tác, các hội nghị hội thảo đến cách trình bày các văn bản thông dụng trong công việc cũng như những thư tín quan trọng khác…
Cuốn sách không chỉ giúp ích cho những người thư ký hành chính mà còn giúp cho tất cả những người làm việc trong văn phòng nói chung, nhất là những nhân viên mới bắt đầu công việc. Bạn có thể tìm trong thấy cuốn sách này lời giải đáp cho những thắc mắc trong buổi đầu đến chỗ làm, cuốn sách sẽ hướng dẫn bạn từ cách sử dụng những phần mềm máy tính thông dụng nhất tới những mẹo nhỏ giúp bạn hoàn tất công việc trong văn phòng.
Phần Phụ lục cung cấp những mẫu văn bản thông dụng bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh, bạn có thể tham khảo những mẫu này để soạn thảo ra những văn bản hoàn chỉnh, sử dụng thống nhất trong văn phòng.
Mỗi cuốn sách giống như một chìa khóa giúp bạn mở cánh cửa bước vào căn phòng mới với nhiều điều thú vị mới mẻ. Với cuốn sách này, chúng tôi muốn trao cho các bạn chiếc chìa khóa mở cửa căn phòng có những đồ đạc tiện dụng nhất cho bạn trong cuộc sống cũng như công việc.
Không có trường học nào dạy bạn tất cả mọi điều cũng như không có cuốn sách nào đưa được cho bạn tất cả các chỉ dẫn, cuốn sách này cũng không phải là ngoại lệ. Vì vậy, nếu có những điều mới lạ, hãy hỏi, từ bạn bè, người thân đến đồng nghiệp. Đừng ngại ngần bởi ai cũng có những ngày bỡ ngỡ đầu tiên. Đó sẽ là những kinh nghiệm quý báu cho bạn.
Chúc các bạn thành công.
Hà Nội, tháng 8 năm 2010
NGUYỄN CẢNH BÌNH
Mời các bạn đón đọc Cánh Tay Trái Của Sếp do Alpha Books biên soạn.